Documenter ce que vous avez discuté lors d’une réunion est un élément essentiel d’une bonne tenue de dossiers. Pour les organisations formelles et les groupes communautaires, les procès-verbaux garantissent qu’il existe une preuve écrite des conversations et des décisions pouvant être consultées ultérieurement.
Dans cet article, nous examinerons ce que sont les procès-verbaux, ce qu’il faut y inclure, et fournirons des modèles pour que vous puissiez créer les vôtres.
Nous partagerons également comment vous pouvez rédiger vos procès-verbaux à l’aide d’un éditeur de documents qui vous permet de stocker et partager ces derniers en toute sécurité et garantit que personne ne peut y accéder sans votre permission.
Qu’est-ce qu’un procès-verbal ?
Les procès-verbaux, également appelés minutes de réunion, sont un compte rendu écrit d’une réunion ou d’une audience. Ils fournissent un résumé structuré des points clés discutés, des décisions prises et des tâches assignées.
Tenir des procès-verbaux d’une réunion assure qu’il existe un enregistrement formel d’une discussion auquel toutes les parties concernées peuvent se référer. Ils peuvent servir de référence pour les réunions futures, aidant à revisiter et rappeler ce que vous avez précédemment discuté.
Ces documents sont couramment utilisés par les organisations qui doivent maintenir la responsabilité de leurs actions, telles que les entités juridiques, les conseils médicaux et d’autres organes similaires. Les conseils d’administration, par exemple, utilisent les procès-verbaux pour documenter les résolutions, les votes et les décisions prises durant une réunion du conseil.
Bien que les procès-verbaux soient généralement créés pour servir d’aide au sein d’une organisation, un tribunal peut ordonner à une organisation de remettre les procès-verbaux en tant que preuve dans le cadre d’un procès. Dans certains cas, l’absence de procès-verbaux peut servir de preuve qu’une réunion ne s’est pas du tout tenue.
Ils ne sont pas uniquement destinés aux organisations politiques ou professionnelles. Tout groupe ayant plusieurs parties prenantes et ayant besoin de coordonner dans le temps devrait envisager de tenir des procès-verbaux de leurs réunions, y compris les groupes de veille de quartier, les associations de propriétaires, les ligues sportives amateurs, les groupes de loisirs ou les comités spirituels.
Que faut-il inclure dans les procès-verbaux ?
Il n’existe pas de format unique pour les procès-verbaux. Cependant, la plupart suivent une structure similaire. Un document de procès-verbal efficace énonce clairement le contexte et les informations essentielles pour que même quelqu’un qui n’a pas assisté à la discussion puisse comprendre ce qui s’est passé. Voici quelques sections à inclure :
- Informations de base : Commencez par la date, l’heure et le lieu de la réunion. Incluez également les noms des participants et, si pertinent, des absents.
- Points de l’ordre du jour : Listez tous les sujets abordés lors de la réunion dans l’ordre où ils ont été traités. Cela crée une structure claire pour vos procès-verbaux.
- Notes clés : Notez les points essentiels importants pour le contexte, comme les informations de base, les points de vue divergents ou les arguments qui ont influencé les décisions.
- Décisions prises : Documentez toutes les décisions prises pour chaque point de l’ordre du jour. Vous devez préciser qui a pris la décision et quelles sont les prochaines étapes.
- Actions à réaliser : Enregistrez toutes les tâches qui ont été assignées lors de la réunion. Documentez qui est responsable de chaque tâche et la date limite pour son achèvement.
- Prochaine réunion : Si décidé, notez la date et l’heure de la prochaine réunion ainsi que les points en attente qui doivent encore être traités.
Exemple de procès-verbal
Si vous n’avez jamais créé ce genre de document auparavant, il peut être difficile de comprendre comment rédiger les procès-verbaux de la réunion.
Nous avons créé un modèle pour vous aider à commencer.
Gardez vos procès-verbaux privés et sécurisés
Garder vos procès-verbaux confidentiels est souvent crucial pour protéger les informations sensibles discutées lors des réunions, telles que les décisions stratégiques, les données financières ou des questions personnelles.
Pour garantir la sécurité et la confidentialité de vos procès-verbaux, envisagez d’utiliser un éditeur de documents chiffré de bout en bout comme Docs dans Proton Drive. Avec Docs, vous pouvez enregistrer, partager et accéder aux procès-verbaux de réunion en toute sécurité sans risquer d’accès non autorisé ou de fuites de données.
Docs vous permet également de collaborer avec d’autres en temps réel. Voyez qui consulte votre document, laissez des commentaires et suivez les mouvements du curseur, tout en veillant à ce que personne – même pas Proton – ne voie vos procès-verbaux sans votre permission.
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